MGT Logistik – Jurnal pembelian barang dagang sering kali dianggap hal kecil yang remeh, padahal di balik catatan sederhana ini tersimpan rahasia sehatnya keuangan sebuah bisnis. Sejak dulu, para pemilik usaha yang teliti pasti selalu menyimpan rapi setiap transaksi pembelian barang dagang. Bagi Kamu yang sedang merintis usaha, mencatat transaksi pembelian barang dagang sama artinya dengan menanam benih keteraturan yang akan tumbuh menjadi pondasi keuangan yang kokoh. Bayangkan jika suatu hari Kamu lupa berapa jumlah barang yang dibeli atau siapa pemasoknya. Tanpa jurnal pembelian barang dagang, semuanya akan terasa rumit dan berpotensi menimbulkan kerugian.
Banyak pebisnis kecil masih menyepelekan jurnal pembelian barang dagang karena merasa modalnya belum besar. Padahal, sekecil apa pun transaksinya, jika dicatat dengan rapi akan mempermudah langkah Kamu di kemudian hari. Coba bayangkan Kamu punya usaha sembako kecil di rumah. Setiap minggu Kamu belanja beras, gula, minyak goreng, dan berbagai kebutuhan pokok. Kalau tidak dicatat dalam jurnal pembelian barang dagang, bisa jadi stok barang habis tiba-tiba atau malah kelebihan beli. Ujungnya, uang belanja jadi membengkak, arus kas berantakan, dan keuntungan sulit dihitung.
Dalam jurnal pembelian barang dagang, Kamu tidak hanya mencatat apa yang dibeli, tapi juga kapan barang dibeli, dari siapa, berapa harga satuannya, dan bagaimana cara pembayarannya (tunai atau kredit). Catatan ini akan membantu Kamu membuat laporan pembelian barang dagang yang rapi. Jadi, jika sewaktu-waktu Kamu butuh bukti transaksi atau harus melacak utang piutang dengan pemasok, semuanya siap tanpa perlu panik mencarinya di tumpukan struk belanja yang tercecer.
Manfaat Punya Jurnal Pembelian Barang Dagang yang Rapi
Memiliki jurnal pembelian barang dagang bukan hanya sekadar kebiasaan mencatat, tetapi sebuah investasi kecil yang dampaknya besar untuk keberlangsungan usaha Kamu. Dengan jurnal pembelian barang dagang, setiap transaksi akan terdokumentasi dengan jelas dan rapi. Ini akan memudahkan Kamu ketika harus membuat laporan bulanan atau tahunan. Data yang tersusun baik akan membantu mengukur performa usaha, memperkirakan kebutuhan stok barang, hingga menjadi dasar pengambilan keputusan keuangan yang lebih bijak.
Selain itu, jurnal pembelian barang dagang bisa menjadi alat untuk membangun kepercayaan dengan supplier. Pemasok tentu akan lebih senang bekerja sama dengan pelaku usaha yang transparan, disiplin membayar tagihan, dan bisa menunjukkan bukti transaksi yang sah. Kalau suatu saat ada perbedaan data antara Kamu dan pemasok, jurnal pembelian barang dagang bisa dijadikan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.
Lebih jauh lagi, jurnal pembelian barang dagang juga memudahkan Kamu ketika berurusan dengan pajak. Banyak UMKM yang masih bingung saat harus melapor pajak tahunan karena data keuangannya berantakan. Dengan catatan pembelian barang dagang yang teratur, Kamu hanya tinggal menarik data, menghitung total pembelian, dan melengkapinya dengan dokumen pendukung lainnya. Proses administrasi pun jadi lebih mudah dan cepat.
Cara Membuat Jurnal Pembelian Barang Dagang yang Sederhana
Membuat jurnal pembelian barang dagang sebenarnya tidak sulit. Kamu bisa memulai dengan buku tulis biasa atau memanfaatkan aplikasi spreadsheet di laptop maupun ponsel. Yang penting, formatnya jelas dan informasinya lengkap. Umumnya, jurnal pembelian barang dagang berisi kolom tanggal transaksi, nama pemasok, nama barang, jumlah barang, harga per unit, total harga, dan keterangan metode pembayaran.
Misalnya Kamu baru saja membeli 10 karung beras dari pemasok A pada tanggal 1 Juli dengan harga Rp500 ribu per karung. Maka di jurnal pembelian barang dagang Kamu tulis: tanggal 1 Juli, pemasok A, 10 karung beras, harga per karung Rp500 ribu, total Rp5 juta, pembayaran tunai. Catatan sederhana seperti ini jika dilakukan terus-menerus akan mempermudah proses akuntansi usaha Kamu.
Selain mencatat transaksi harian, biasakan juga memeriksa ulang jurnal pembelian barang dagang minimal seminggu sekali. Hal ini penting untuk memastikan tidak ada transaksi yang terlewat atau salah catat. Jika Kamu sudah menggunakan software akuntansi, sebagian proses pencatatan bisa otomatis, tetapi tetap periksa kembali untuk memastikan data fisik (nota atau faktur) sesuai dengan yang tercatat.
Tanya Jawab Seputar Jurnal Pembelian Barang Dagang
1. Apakah jurnal pembelian barang dagang hanya untuk bisnis besar? Tidak. Jurnal pembelian barang dagang justru sangat penting untuk UMKM agar arus kas lebih terkontrol dan bisnis bisa bertahan lama.
2. Apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan pencatatan? Segera perbaiki di jurnal pembelian barang dagang dan simpan bukti transaksi asli sebagai arsip.
3. Bagaimana jika pembelian barang dilakukan secara kredit? Tetap dicatat di jurnal pembelian barang dagang dengan mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran dan jumlah yang harus dibayar.
4. Apakah perlu software mahal untuk membuat jurnal pembelian barang dagang? Tidak. Buku tulis atau spreadsheet sudah cukup. Yang penting adalah kedisiplinan mencatat setiap transaksi.
5. Apakah jurnal pembelian barang dagang bisa dijadikan dasar untuk pengajuan pinjaman? Ya. Bank atau investor akan melihat seberapa rapi pencatatan keuangan usaha Kamu sebelum memutuskan memberi pinjaman modal.
6. Bagaimana cara memisahkan jurnal pembelian barang dagang dengan jurnal pengeluaran operasional? Buat format terpisah di buku atau file yang berbeda. Jurnal pembelian barang dagang hanya untuk transaksi pembelian barang untuk dijual kembali, sedangkan pengeluaran operasional dicatat di jurnal khusus biaya operasional.
7. Seberapa sering jurnal pembelian barang dagang harus diperbarui? Idealnya setiap selesai transaksi. Jika tidak memungkinkan, catat transaksi harian setiap akhir hari agar tidak ada data yang terlewat.
8. Siapa yang sebaiknya bertanggung jawab mengisi jurnal pembelian barang dagang? Untuk usaha kecil, pemilik usaha bisa mengisi sendiri. Jika usaha sudah berkembang, sebaiknya tunjuk staff admin atau akuntan agar pencatatan lebih rapi dan bisa dipertanggungjawabkan.
Ringkasan
Pada akhirnya, jurnal pembelian barang dagang adalah pondasi penting yang sering kali terlupakan oleh pelaku usaha pemula. Dengan disiplin mencatat setiap transaksi pembelian, Kamu akan lebih mudah mengelola stok barang, memeriksa pengeluaran, dan membuat laporan keuangan yang akurat. Kebiasaan sederhana ini akan menghindarkan Kamu dari risiko kebocoran keuangan yang kerap terjadi karena data yang berantakan.
Jadi, mulailah biasakan membuat jurnal pembelian barang dagang mulai hari ini juga. Tidak perlu format rumit, yang terpenting adalah lengkap, akurat, dan rutin diperbarui. Dengan begitu, bisnis Kamu akan tumbuh lebih sehat dan siap menghadapi berbagai tantangan keuangan di masa depan.
