Laporan Bisnis – Laporan bisnis mengandung pengertian dokumen formal yang menyajikan fakta, informasi, argumentasi, data statistik, analisis penelitian, dan lain-lain yang berkaitan dengan kepentingan bisnis secara sistematis. Merupakan komunikasi faktual, teratur dan tidak memihak, disiapkan untuk melayani tujuan bisnis. Ini adalah analisis, evaluasi, penilaian atau tinjauan peristiwa tertentu, masalah, serangkaian keadaan, dan lain-lain yang menyangkut perusahaan. Laporan Bisnis sangat membantu dalam:
- Perencanaan
- Mengevaluasi atau meninjau kemajuan
- Mengambil tindakan yang diperlukan
- Pengambilan keputusan
Ini mengungkapkan isu-isu kunci, menentukan kesenjangan, memberikan alasan untuk kesenjangan tersebut dan menyarankan kemungkinan hasil. Oleh karena itu, orang yang menulis laporan harus memberikan penekanan pada tiga komponen:
- Kejelasan
- Organisasi
- Isi
Pembuatan laporan bisnis membutuhkan penyelidikan menyeluruh. Setelah itu, dilakukan presentasi laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Ini adalah sarana komunikasi ke atas. Hal ini memungkinkan komunikasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat atas.
Penggunaan gaya yang singkat merupakan hal yang umum dalam penyusunan laporan bisnis. Ini karena memungkinkan pembaca untuk melihat laporan secara sekilas dan menemukan elemen kunci. Untuk tujuan ini, judul, sub-judul, poin-poin, bagan, tabel, gambar, grafik, dll disertakan di dalamnya. Ini membantu dalam mengkomunikasikan informasi secara ringkas. Sebuah laporan bisnis bisa sesingkat satu atau dua halaman atau bisa sepanjang seratus halaman atau lebih.
Catatan: Kualitas komunikasi tergantung pada bagaimana laporan diatur dan disajikan.
Etimologi
Istilah ‘Laporan’ berasal dari kata Latin ‘reportare’ yang berarti membawa kembali. Oleh karena itu, melaporkan berarti menggambarkan suatu peristiwa yang dibawa kembali kepada seseorang yang tidak hadir.
Ciri-ciri Laporan yang Baik
- Akurasi: Laporan Bisnis harus akurat. Artinya, semua fakta dalam laporan harus benar, tepat dan asli.
- Relevan: Harus mencakup hanya fakta, angka, dan informasi yang relevan dengan laporan.
- Tepat: Kesatuan, koherensi dan singkatnya harus dipertahankan dalam laporan. Juga harus diringkas sehingga pembaca dapat dengan mudah menavigasi laporan dan menemukan elemen utama.
- Tujuan: Rekomendasi yang ditawarkan laporan harus berupa kesimpulan logis dari temuan dan analisis penelitian. Selain itu, harus tidak memihak serta tidak boleh menutupi kepentingan orang yang membuat laporan.
- Jelas: Penulis harus menjaga kejernihan pikiran saat menyiapkan laporan. Harus mengidentifikasi sumbernya terlebih dahulu. Setelah itu, sajikan dan susun semua temuan secara tertib. Membaginya menjadi paragraf pendek dengan cara yang logis. Untuk membantu arus informasi, ia harus memberikan judul yang sesuai.
- Berorientasi Pembaca: Seseorang harus menyiapkan laporan dengan mengingat tipe pembaca yang akan membaca laporan. Dengan kata lain, apakah mereka orang yang berpengetahuan seperti Direktur, Manajer, Supervisor, dan sebagainya. Atau mereka adalah pekerja dan pemegang saham yang tidak memiliki banyak pengetahuan.
- Sederhana dan Tidak Mendua: Seseorang harus menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak ambigu untuk menulis laporan. Ini adalah dokumen bisnis dengan utilitas tujuan umum, jadi seharusnya tidak menimbulkan kebingungan.
Elemen Laporan Bisnis
Ada lima elemen utama laporan bisnis, yaitu:
- Ringkasan (executive summary)
- Isi
- Temuan Utama
- Kesimpulan
- Rekomendasi
Laporan yang panjang juga mencakup daftar isi dan indeks
Prinsip Penyusunan Laporan
Ada enam prinsip penulisan laporan. Ini adalah prinsip-prinsip:
- Tujuan: Laporan harus memiliki tujuan penulisan laporan.
- Pengelompokan: Urutan laporan yang benar dan logis diperlukan.
- Kejelasan: Ini harus menggunakan bahasa yang sederhana dan dapat dimengerti dengan jelas. Juga, itu harus bebas dari kata-kata teknis.
- Singkat: Ini menunjukkan keringkasan laporan. Laporan singkat mudah disiapkan, dianalisis, dan disajikan.
- Penjadwalan: Penugasan tugas dan pendelegasian wewenang diperlukan. Ini memastikan beban paling sedikit pada seseorang untuk menyiapkan laporan. Juga waktu yang memadai harus diberikan untuk mendapatkan data, menyiapkan dan menganalisis laporan.
- Biaya: Ini menunjukkan efektivitas biaya mengenai persiapan laporan.
Proses penulisan laporan melibatkan langkah-langkah berikut:
- Menentukan tujuan laporan dari kerangka acuan.
- Menyelidiki sumber informasi
- Mencatat semua informasi, bukti dan data yang relevan.
- Kompilasi, klasifikasi dan tabulasi data
- Analisis data
- Membuat garis besar
- Menarik kesimpulan
- Membuat saran atau rekomendasi, jika diperlukan
- Penyusunan Draf Laporan
- Membuat semua koreksi dan perubahan yang relevan dalam draft laporan
- persiapan laporan akhir
- Penyampaian laporan kepada manajemen.