mgt-logistik.com – Mengenal Sales Force Automation – Sales Force Automation (SFA) adalah sistem yang dapat melakukan secara otomatis kegiatan bisnis seperti proses penjualan (sales), melacak interaksi dengan konsumen serta menganalisis prakiraan dan kinerja penjualan.
Tujuan Penggunaan SFA
Tujuan penggunaan SFA adalah membantu sales force dalam melaksanakan tugas yang rutin menjadi lebih produktif dan mempercepat terjadinya penjualan. Sales force terdiri dari tim penjualan, strategi penjualan serta teknologi penjualan yang berada dibalik sebuah bisnis untuk mendorong bertumbuhnya bisnis tersebut. Dirancang agar kinerja tim penjualan dapat lebih cepat, efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi yang ada. Sistem ini akan membantu dalam 3 cara utama :
- Mengarahkan tim penjualan untuk fokus pada tugas yang paling penting. Mengurangi atau membebaskan tim penjualan dari tugas administratif, SFA memungkinkan tim sales menghabiskan lebih banyak waktu pada aktivitas yang lebih menghasilkan penjualan. Misalnya, menelepon konsumen potensial, mengatur janji temu, atau mengerjakan strategi penjualan lainnya.
- Merampingkan proses penjualan sehingga selalu menggunakan strategi yang paling efektif. SFA juga dapat membuat proses penjualan menjadi lebih efisien yang dapat menghasilkan penjualan.
- Mengarahkan manajer untuk mendapatkan wawasan tentang efektivitas proses penjualan. Alat pelaporan dan analisis yang terdapat pada SFA memungkinkan tenaga penjual yang bertanggung jawab atas tim penjualan untuk melihat apa yang berhasil dan membuat penyesuaian untuk hal-hal yang tidak. Ini dapat mengarah pada strategi penjualan yang jauh lebih efektif secara keseluruhan.
SFA tidak digunakan untuk menggantikan departemen penjualan. Sebaliknya, ini bisa menjadi alat penting untuk melengkapi pekerjaan tim penjualan yang baik dan membantu mereka menerapkan strategi yang efektif.
Komponen SFA
SFA yang berbeda melakukan tugas yang berbeda. Beberapa alat bahkan memungkinkan pengguna untuk mengatur input dan output mereka sendiri untuk menyesuaikan tugas mana yang otomatis. Berikut adalah beberapa komponen perangkat lunak SFA:
1. Pelacakan dan peringatan kegiatan.
Pelacakan kegiatan memungkinkan tim penjualan untuk melacak di mana mereka berada dengan pelanggan tertentu. Memastikan mereka mengambil langkah selanjutnya yang benar untuk membangun penjualan. Dengan menghubungkan CRM (Customer Relationship Management) ke email klien atau kalender, semua orang akan tahu persis di mana setiap klien berada dalam proses penjualan. Selain itu, beberapa perangkat lunak SFA akan secara otomatis memberi tahu anggota tim penjualan tentang langkah selanjutnya yang perlu mereka ambil. Ini berarti mereka akan selalu mengambil tindakan yang benar pada waktu yang tepat, memastikan peluang terbaik untuk sukses dalam penjualan.
2. Mengotomatiskan proses penjualan.
Dengan mengotomatiskan bagian dari proses penjualan, perusahaan dapat menjaga proses penjualan tetap berjalan tanpa melakukan apa pun. Misalnya, perusahaan dapat mengatur otomatisasi dimana email baru dikirim setelah dua hari jika email ke klien tidak dibuka. Atau, jika email dibuka dan formulir online diisi, konten dapat ditambahkan secara otomatis ke CRM dan perwakilan penjualan diberitahu bahwa mereka harus menghubungi konsumen. Manfaat lain dari mengotomatisasi proses penjualan adalah dengan membuat rencana yang memetakan langkah mana yang mengikuti langkah sebelumnya, manajer penjualan selalu tahu hanya tindakan paling efektif yang diambil oleh perwakilan di setiap tahap proses penjualan.
3. Mengelola jalur penjualan (sales pipeline).
Perusahaan dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi tenaga penjualan saat menggunakannya dalam jalur penjualan mereka. Jalur penjualan dapat diatur sehingga anggota tim diinformasikan setiap saat prospek berpindah ke langkah berikutnya dalam jalur penjualan, menyederhanakan proses dan memastikan semua orang mengetahui langkah selanjutnya yang harus segera diambil. Ini berarti manajer tidak perlu membuat laporan secara manual dan memastikan mereka memiliki semua alat yang mereka butuhkan untuk membuat rencana.
4. Mengurangi kerumitan penjadwalan pertemuan dengan klien.
Alat penjadwalan memudahkan tim penjualan untuk merencanakan pertemuan dengan klien. Tenaga penjualan hanya mengirimkan tautan ke perangkat lunak penjadwalan kepada prospek, di mana mereka kemudian dapat memilih slot waktu yang tersedia.
5. Tetapkan prospek secara otomatis.
Anda dapat mengatur proses dalam CRM yang secara otomatis menetapkan prospek ke perwakilan penjualan yang benar berdasarkan metrik perusahaan seperti industri, lokasi, ukuran, atau seberapa sibuk perwakilan tersebut. Ini menghilangkan dugaan dalam menetapkan prospek dan mengurangi beban kerja manajer.
6. Menghasilkan laporan terkini.
Dengan secara otomatis membuat laporan berdasarkan metrik waktu nyata, SFA memungkinkan manajer menghemat waktu saat menganalisis kinerja tim. Metrik ini sering dapat dibagikan ke seluruh perusahaan, memungkinkan atasan membuat rencana berdasarkan prediksi kinerja perusahaan yang akurat. Laporan dapat dibuat berdasarkan metrik seperti prediksi penjualan, pendapatan, dan kinerja perwakilan individu.
7. Fokus pada prospek yang tepat.
Berfokus pada prospek yang benar mungkin merupakan cara paling efektif untuk meningkatkan penjualan dan produktivitas. Jika bisnis mengetahui apa yang menghasilkan prospek yang baik, ia dapat menyiapkan SFA untuk menganalisis prospek secara otomatis dan memutuskan seberapa memenuhi syaratnya berdasarkan metrik seperti jumlah karyawan, industri, atau pendapatan. Dengan memperjelas apa itu prospek yang baik, perwakilan penjualan dapat dipastikan hanya memfokuskan waktu mereka pada prospek yang paling berkualitas.
SFA vs CRM
CRM tidak sama dengan SFA. Namun, fitur SFA sering kali dibangun ke dalam CRM. Sederhananya, CRM membantu perusahaan mengelola hubungan dengan pelanggan. Perusahaan dapat menyimpan semua interaksinya dengan pelanggan, di samping detail pelanggan yang ada di CRM. Ini biasanya mencakup informasi kontak, email, dokumen, dan aktivitas yang telah dilakukan tim penjualan dengan klien.
Dengan memiliki semua data ini di satu tempat, tim penjualan dapat mengelola hubungan lebih baik sambil memastikan mereka memiliki informasi yang diperlukan untuk melakukan penjualan.
SFA juga dapat terjadi di luar CRM. Alat otomatisasi pemasara juga sering terdiri dari fitur otomatisasi penjualan seperti balasan email otomatis. Selain itu, ada alat SFA yang berfokus pada tugas-tugas seperti pencarian calon pelanggan, penjadwalan, dan pengorganisasian aktivitas penjualan. Ini semua adalah tugas yang berada di luar jangkauan CRM.