mgt-logistik.com – Metode 5W1H : Penerapan pada Manajemen Proyek – Di tempat kerja, penting untuk mengajukan pertanyaan yang tepat. Dalam setiap situasi, harus memahami dan mengevaluasi setiap konteks, tujuan, dan kendala. Analisis terperinci dari setiap fakta ini memungkinkan untuk mendekati masalah dengan cara terbaik.
Untuk mencapai pemikiran metodis ini, dapat menggunalan dengan cara sederhana, andal, dan serbaguna ini: metode 5W1H.
Definisi
Atau dikenal sebagai metode bertanya atau metode Lima W, 5W1H adalah akronim di mana setiap huruf sesuai dengan pertanyaan: What (apa), Who (siapa), Where (di mana), When (kapan), Why (Mengapa) dan How (bagaimana)
Teknik ini memungkinkan untuk memahami situasi, untuk membedakan masalah dengan menganalisis semua aspek. Sebagaimana diuraikan oleh Jean-Pierre Giraud, di blog The Big Sales Techniques: “Metode 5W1H memungkinkan untuk membedakan informasi yang diperlukan untuk lebih memahami, mencakup, memperjelas, menyusun, membingkai situasi; karena cara berpikir ini memungkinkan untuk menjelajahi semua dimensi dari perspektif yang berbeda”.
Alat ini sangat populer di kalangan jurnalis sementara juga digunakan dan diterapkan pada konteks yang berbeda. Ini akan membantu mengajukan pertanyaan yang tepat, memperluas pertanyaan dan memperoleh informasi yang tepat, yang pada gilirannya membantu dalam menemukan solusi terbaik. Metode ini memungkinkan untuk membimbing semua anggota tim dan mengumpulkan semua elemen faktual yang diperlukan untuk pemahaman yang lengkap dan objektif.
4 Contoh penerapannya selama manajemen proyek:
Metode 5W1H populer, sederhana dan mudah digunakan. Ini dapat digunakan dalam berbagai situasi. Berikut adalah beberapa contoh.
1. Untuk menentukan proyek Anda
Sebelum memulai sebuah proyek, ada baiknya untuk mengatur dan di atas segalanya, untuk mengetahui semua detail proyek.
Metode bertanya ini adalah alat yang berguna untuk mendefinisikan semua aspek proyek sebelum memulai.
Apa? : Apa proyeknya? Apa tujuannya?
Siapa? : Siapa kliennya? Siapa saja penggunanya? Siapa saja anggota tim?
Di mana? : Di mana proyek akan berlangsung?
Kapan? : Kapan tanggal pengiriman? Kapan akan dimulai? Berapa lama itu akan bertahan?
Berapa banyak?: Berapa anggaran yang Anda miliki? Berapa lama keterlambatannya dari realisasinya?
Mengapa: Mengapa proyek dimulai? Apa alasannya? Apa tujuannya?
Bagaimana?: Sarana keuangan, SDM, dan teknis apa yang telah disiapkan untuk membuat proyek? Dengan cara apa Anda akan maju?
2. Untuk memecahkan masalah
Metode 5W1H adalah alat penyelesaian masalah yang tak tergantikan karena ini memungkinkan memahami situasi yang berpotensi bermasalah dengan mengajukan pertanyaan yang tepat.
Apa: deskripsi masalah;
Siapa: pihak-pihak yang bertanggung jawab;
Dimana: lokasi masalah;
Kapan: karakteristik temporal masalah (pada titik waktu apa, seberapa sering)
Mengapa: alasan, penyebab masalah?
Bagaimana: efek dari masalah?
3. Memimpin rapat atau brainstorming
Untuk meningkatkan produktivitas, rapat (seperti dengar pendapat) harus disiapkan, memiliki tujuan, agenda, dan diatur. Jika tidak terstruktur dengan benar, rapat dapat berlarut-larut, menjadi memakan waktu dan sama sekali tidak produktif.
Metode tanya jawab memungkinkan untuk secara tepat menentukan subjek pertemuan. Dapat juga mengirim undangan ke semua peserta. Selanjutnya, setiap peserta memiliki informasi yang sama (penundaan, siapa melakukan apa, apa yang menjadi prioritas, dll) dan berkonsentrasi pada tujuan pertemuan. Menghindari kehilangan waktu dengan pertanyaan yang tidak berguna dan langsung membahas intinya.
Metode 5W1H juga sangat berguna saat membuat notulen rapat.
4. Mengintegrasikan strategi komunikasi atau pemasaran
Dalam manajemen proyek, seperti di banyak sektor lainnya, komunikasi adalah kunci untuk kolaborasi yang efektif dan sukses. Metode 5W1H sangat berguna dalam pemasaran dan komunikasi dengan membantu Anda menentukan jenis rencana tindakan yang harus dilakukan.
Pada dasarnya, jenis alat ini memungkinkan Anda untuk menentukan:
Apa: Apa masalahmu? Apa produk dan layanan yang akan Anda gunakan untuk berkomunikasi?
Siapa: Siapa target Anda? Kepada siapa Anda akan berkomunikasi? Anggota tim Anda yang mana yang akan mengawasi berbagai pekerjaan?
Dimana: Di mana Anda akan mendapatkan informasi yang Anda butuhkan? Di mana tempat Anda ingin berkomunikasi?
Kapan: Seberapa sering Anda berkomunikasi? Apa jadwal Anda?
Mengapa: Apa manfaat produk/layanan yang Anda komunikasikan? Apa tujuan dari strategi komunikasi ini?
Bagaimana: Sarana komunikasi apa yang akan Anda buat (situs web, media sosial, acara, brosur, dll)?
