mgt-logistik.com – Panduan Sederhana Perbaikan Berkelanjutan – Perbaikan Berkelanjutan adalah pendekatan jangka panjang yang berkelanjutan untuk meningkatkan proses, produk, dan layanan. Ini juga disebut Peningkatan Berkelanjutan atau CI (Continual Improvement), dan merupakan salah satu istilah yang sering kita pikir kita pahami sepenuhnya, tetapi sebenarnya dapat berarti banyak hal yang berbeda bagi banyak orang yang berbeda.
Artikel ini memberikan panduan sederhana untuk Perbaikan Berkelanjutan dengan menjelajahi hal-hal berikut:
- Tujuan Perbaikan Berkelanjutan
- 5 Aspek Penting dari Rencana Peningkatan
- 3 Alat Perbaikan Berkelanjutan yang Mudah Dipahami
- Langkah Pertama Menuju Peningkatan Bisnis Berkelanjutan
Tujuan Perbaikan Berkelanjutan
Secara umum, perbaikan berkelanjutan bertujuan untuk:
- Meningkatkan Efisiensi
- Meningkatkan Kualitas
- Mengurangi Biaya
Organisasi yang menerapkan perbaikan terus-menerus mencapai ini dengan membuat perbaikan kecil dan bertahap dari waktu ke waktu.
Karena sebagian besar perubahan tersebut adalah kecil, sering kali ada sedikit penolakan terhadap perubahan, yang ideal bagi para profesional perbaikan yang ingin:
- Lihat hasilnya cukup cepat
- Meniadakan penolakan terhadap inisiatif perubahan
- Buat proyek peningkatan yang lebih gesit
- Dapatkan manajemen senior bergabung dengan argumen yang dipimpin hasil untuk perubahan
- Ciptakan budaya peningkatan dalam bisnis
5 Aspek Penting dari Rencana Peningkatan
- Peningkatan Berdasarkan Perubahan Kecil – yang masing-masing dapat diimplementasikan dalam jangka waktu yang cukup singkat.
- Masukan Dari Seluruh Tenaga Kerja Diperlukan – (karyawan yang melakukan proses perlu dilibatkan dalam keputusan perubahan) – seperti yang pernah dikatakan pendiri Panasonic, Konosuke Matsushita, “keberlanjutan keberadaan bergantung pada mobilisasi setiap ons kecerdasan”.
- Karyawan Harus Diperbolehkan Mengambil Kepemilikan Keputusan Peningkatan – dan akan lebih banyak berinvestasi dalam perubahan yang mereka buat sejak awal
- Komunikasi Mengenai Perubahan Sangat Penting untuk Kesuksesan Berkelanjutan – semakin besar organisasi, semakin sulit hal ini terjadi – di sinilah perangkat lunak benar-benar dapat membantu
- Peningkatan Harus Dianalisis – untuk melihat apakah itu benar-benar efektif – di mana perangkat lunak dapat sangat membantu
3 Alat Perbaikan Berkelanjutan yang Mudah Dipahami
- DMAIC
DMAIC adalah metodologi yang terdiri dari 5 fase: Define, Measure, Analyse, Improve dan Control. 5 fase ini memastikan bahwa setiap proyek perbaikan dapat dianalisis dengan bukti berbasis data dan diulang.
- Define / Tentukan – Identifikasi peluang peningkatan
- Measure /Ukur – Tangkap data proses untuk dokumentasi
- Analyse / Analisis – Temukan akar penyebab masalah proses (fokus pada penyebab, bukan gejala)
- Improve / Tingkatkan – Tentukan langkah-langkah yang harus diambil untuk meningkatkan proses
- Control / Kontrol – Pantau setiap implementasi perubahan untuk melihat apakah ada peningkatan
Lebih lanjut mengenai DMAIC dapat dibaca disini
2. The 5 Whys
The 5 Whys dikembangkan untuk sampai ke akar penyebab suatu masalah; tidak hanya mengidentifikasi gejala masalah. Pertanyaan-pertanyaan ini penting untuk mengungkap proses yang cacat dalam suatu organisasi (The 5 Whys juga berkaitan dengan DMAIC)
Jumlah Whys dapat bervariasi tetapi 5 biasanya merupakan angka yang tepat untuk sampai ke akar masalah. Berikut adalah contohnya:
Pelanggan tidak senang
Mengapa pelanggan tidak senang? (1)
Pelanggan tidak senang karena tidak ada yang menanggapi permintaan dukungannya
Mengapa tidak ada yang menanggapi permintaan dukungannya? (2)
Tidak ada yang menanggapi permintaan dukungannya karena dia mempostingnya di Twitter
Mengapa tidak ada yang menanggapi tweetnya? (3)
Tidak ada yang menanggapi tweetnya karena Susan sedang berlibur
Mengapa liburan Susan berarti tidak ada yang menanggapi tweet? (4)
Karena Susan adalah satu-satunya yang menanggapi tweet dan dia tidak memiliki cadangan
Mengapa Susan tidak memiliki cadangan? (5)
Karena kita tidak pernah memikirkannya sebelumnya
3. Value Stream Mapping
Value Stream Mapping adalah proses memvisualisasikan product pipeline sebagai serangkaian koneksi proses dan mengukur nilai yang dibawa oleh langkah-langkah tersebut kepada pelanggan.
Peta aliran nilai digunakan untuk memvisualisasikan dan mengidentifikasi penundaan, hambatan, dan inventaris yang berlebihan dalam proses. Ada tiga kelompok dalam aliran nilai :
- Nilai Tambah – pelanggan bersedia menerima langkah ini sebagai biaya yang dapat diterima oleh mereka
- Penambahan Tidak Bernilai – pelanggan merasa tidak adil untuk membebankan biaya ini kepada mereka
- Penambahan Non-Nilai yang Diperlukan – biaya bagi pelanggan diperlukan tetapi pelanggan mungkin masih merasa tidak senang untuk membayar
Langkah Pertama Menuju Peningkatan Bisnis Berkelanjutan
- Tetapkan Tujuan Cerdas
Perbaikan dimulai dengan penetapan tujuan. Tujuan Anda bisa apa saja, tetapi harus dipecah menjadi tujuan SMART yaitu Specific (spesifik), Measurable (terukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (Relevan) dan Timebound (dibatasi waktu)
2. Siapkan Peta Jalan Peningkatan (improvement roadmap)
Tentu saja saat Anda mulai menyiapkan Peta Jalan Peningkatan Anda, Anda tidak akan tahu persis apa yang perlu Anda lakukan untuk mencapai tujuan cerdas Anda – jika tidak, Anda hanya akan melakukannya. Tetapi Anda tahu bahwa mencapai peningkatan adalah tentang membuat banyak perubahan kecil dan mengukur hasilnya untuk melihat apakah mereka membawa Anda ke arah tujuan Anda. Jika ya, Anda melakukannya lebih banyak dan jika tidak, Anda berhenti melakukannya!
Jadi dari mana ide untuk perubahan ini berasal? Dan bagaimana mereka sebaiknya dikelola?
Ingat 5 elemen penting dari rencana perbaikan, rencana perbaikan yang paling efektif:
- Dapatkan ide dari semua pihak yang relevan/tertarik
- Memungkinkan semua pihak yang relevan/tertarik untuk memasukkan prioritas ide-ide untuk perubahan tersebut
- Membantu mendukung implementasi perubahan yang disepakati
- Membantu mengkomunikasikan peta jalan perubahan kepada semua pihak yang relevan/berkepentingan secara berkelanjutan
- Mendukung analisis perubahan yang diterapkan
Membangun peta jalan perbaikan yang memungkinkan hal di atas, tentu saja merupakan cara termudah dan tercepat untuk menerapkan Perbaikan Berkelanjutan di organisasi mana pun.