mgt-logistik.com – Pengertian Pengadaan – Pengadaan (procurement) mengacu pada proses manajemen bisnis yang berkaitan dengan identifikasi, sumber, perolehan dan pengelolaan sumber daya eksternal, yaitu barang, pekerjaan dan jasa, yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam skala besar untuk memenuhi tujuan strategisnya.
Istilah ‘pengadaan’ tidak hanya mencakup pembelian barang, tetapi serangkaian peristiwa gabungan dari mengenali kebutuhan akan produk atau layanan hingga pengiriman atau penghentian kontrak. Sebenarnya, pengadaan mencakup kegiatan sebelum dan sesudah mengadakan kontrak dengan pemasok barang dan jasa bersama dengan kegiatan manajemen umum, seperti:
- Kegiatan pra-kontrak: Perencanaan, identifikasi kebutuhan, analisis dan pengadaan.
- Kegiatan pasca kontrak: Manajemen kontrak dan manajemen rantai pasokan.
- Kegiatan manajemen umum: Tata kelola perusahaan, manajemen hubungan, manajemen risiko, dan kepatuhan terhadap peraturan.
Itu memastikan bahwa perusahaan pembelian mendapatkan bahan, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dengan harga terbaik, dalam hal kualitas, kuantitas, jangka waktu dan lokasi dengan pengendalian manajemen risiko yang diterapkan.
Apa itu Manajemen Pengadaan?
Manajemen Pengadaan mengacu pada bentuk manajemen, untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoptimalkan pengeluaran suatu organisasi. Ini berfokus pada membantu organisasi dalam meningkatkan penghematan organisasi saat membeli barang dan jasa dari organisasi eksternal.
Tujuannya adalah untuk menghindari kegiatan yang tergesa-gesa, keterlambatan dan kesalahan selama proses pengadaan.
Selanjutnya, memastikan bahwa barang, pekerjaan dan jasa diperoleh dengan cara yang tepat dan ditentukan, untuk memfasilitasi kelancaran fungsi proses dan proyek.
Proses pengadaan
Langkah-langkah berbeda yang terlibat dalam proses pengadaan dibahas sebagai berikut:
- Mengidentifikasi kebutuhan dan menetapkan standar
- Mengembangkan spesifikasi
- Meneliti pemasok potensial
- Mencantumkan pemasok potensial
- Mengundang tawaran/proposal
- Meneliti kelangsungan hidup pemasok/vendor
- Menganalisis nilai
- Mengembangkan strategi pengadaan
- Mengidentifikasi pembiayaan
- Mengirimkan permintaan pembelian dan meminta proposal
- Mengevaluasi penawaran
- Memilih pemasok dan menegosiasikan persyaratan dan harga
- Kontrak pelaksana
- Pengembangan pesanan pembelian
- Menerima pengiriman barang
- Memeriksa kualitas barang yang dikirim
- Menyetujui faktur dan Melakukan pembayaran
Pengadaan mencakup berbagai kegiatan dan proses yang membantu dalam memperoleh produk dan layanan penting dari pemasok utama, dengan harga optimal melalui tender atau penawaran yang kompetitif. Ini mungkin mencakup semua cara, metode dan teknik yang digunakan untuk menyederhanakan proses pengadaan organisasi dan mencapai hasil yang diinginkan.
Prinsip Pengadaan
Untuk melaksanakan proses pengadaan, perusahaan perlu menerapkan prinsip-prinsip dasar pengadaan yang dibahas sebagai berikut:
- Efektif: Kegiatan pengadaan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan berkontribusi pada keberhasilan perusahaan.
- Efisien: Kegiatan dilakukan sesuai rencana dalam jangka waktu tertentu, untuk menghindari kekacauan.
- Terbuka dan Kompetitif: Semua pemasok diundang dan diberi kesempatan yang sama untuk mengajukan penawaran, yang memenuhi persyaratan perusahaan. Ini harus dilakukan dengan cara persaingan yang sehat di antara pemasok barang dan jasa yang memenuhi syarat di bawah proses yang transparan.
- Transparan: Informasi terkait ketentuan dan persyaratan pengadaan harus diberikan kepada semua pemasok.
- Keadilan: Perlakuan yang adil dan setara diberikan kepada semua pemasok, yaitu prosesnya harus tidak bias dan tidak memihak penyedia tertentu.
- Akuntabel: Proses harus membenarkan hasil, yaitu alasan pemberian kontrak kepada pemasok tertentu.
- Tanggung jawab: Proses harus dilakukan dengan hati-hati dan mematuhi semua ketentuan yang berlaku.
- Independen: Keputusan harus diambil secara rasional dan independen, tanpa intervensi apapun.
Pengadaan adalah bagian penting dari strategi bisnis perusahaan mana pun, karena biaya pengadaan barang harus lebih kecil daripada keuntungan yang diperolehnya. Strategi pengadaan berkaitan dengan apa yang harus dibeli, mengapa harus dibeli, dari siapa harus dibeli, bagaimana cara membeli, dan berapa banyak yang harus dibeli.