MGT Logistik – Periodik dan perpetual adalah dua sistem pencatatan persediaan yang menjadi fondasi penting dalam operasional dan akuntansi bisnis. Keduanya bukan sekadar istilah teknis, tetapi metode yang menentukan bagaimana informasi stok dikelola, dicatat, dan digunakan dalam pengambilan keputusan. Dalam praktiknya, pemilihan sistem ini akan sangat memengaruhi efisiensi kerja, ketepatan data keuangan, serta respons bisnis terhadap perubahan permintaan pasar.
Bayangkan Kamu memiliki sebuah toko pakaian. Setiap hari, ada barang yang masuk dari supplier dan barang yang keluar karena terjual. Jika Kamu tidak tahu berapa banyak stok yang tersisa secara akurat, besar kemungkinan terjadi kelebihan pembelian atau malah kekurangan barang yang dibutuhkan pelanggan. Di sinilah pentingnya memilih antara sistem periodik dan perpetual secara tepat.
Meski terdengar kompleks, memahami sistem periodik dan perpetual sebenarnya sangat relevan untuk siapa pun yang sedang atau akan menjalankan bisnis. Baik pelaku UMKM, pemilik startup, hingga manajer operasional perusahaan skala besar—semuanya dihadapkan pada satu pertanyaan yang sama: Bagaimana cara terbaik mengelola persediaan agar tetap efisien, akurat, dan mudah dikendalikan?
Perbedaan Utama Sistem Periodik dan Perpetual
Karakteristik Mendasar dan Implikasi Praktis
Sistem periodik adalah metode di mana pencatatan jumlah persediaan hanya dilakukan pada akhir periode tertentu, bisa bulanan, kuartalan, atau tahunan. Dalam sistem ini, Kamu tidak melakukan pembaruan stok setiap kali ada transaksi. Sebagai gantinya, Kamu akan melakukan stock opname atau penghitungan fisik secara berkala untuk mengetahui berapa sisa stok yang masih tersedia.
Sebaliknya, sistem perpetual mencatat transaksi persediaan secara real-time. Setiap barang yang masuk atau keluar langsung tercatat di sistem. Ini berarti Kamu bisa melihat jumlah stok terkini kapan saja tanpa harus menunggu waktu penghitungan.
Misalnya, toko sepatu yang menggunakan sistem perpetual akan tahu secara langsung jika ada lima pasang sepatu ukuran 40 yang terjual hari ini, dan sisa stok otomatis terupdate. Di sisi lain, toko yang menggunakan sistem periodik baru akan tahu berapa sepatu yang tersisa ketika melakukan penghitungan manual di akhir bulan.
Sistem periodik sering dipilih karena kesederhanaannya. Tidak memerlukan perangkat lunak canggih, dan bisa dijalankan dengan catatan manual atau spreadsheet sederhana. Cocok untuk bisnis kecil dengan jumlah produk terbatas. Namun, sistem ini tidak memberikan informasi terkini—yang kadang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan cepat.
Sementara itu, sistem perpetual sangat cocok untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi, seperti supermarket, toko online, atau distributor besar. Informasi yang akurat dan real-time memberikan kontrol lebih baik terhadap stok, mencegah kehabisan barang, dan mempercepat proses analisis permintaan pasar.
Keuntungan dan Kekurangan Sistem Periodik dan Perpetual
Menimbang Kebutuhan Nyata dan Kapasitas Bisnis
Setiap sistem tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya. Sistem periodik unggul dalam kemudahan implementasi. Biaya awal rendah, tidak memerlukan teknologi tinggi, dan prosesnya tidak terlalu rumit. Namun, karena hanya mengandalkan penghitungan berkala, data yang dihasilkan tidak selalu mencerminkan kondisi sebenarnya. Ini bisa menjadi masalah jika terjadi pencurian barang, kerusakan produk, atau kesalahan pencatatan.
Misalnya, jika ada barang yang hilang atau rusak di tengah bulan, dan baru diketahui saat stock opname di akhir bulan, maka kerugiannya bisa membengkak tanpa terdeteksi sejak awal.
Sistem perpetual, meskipun memerlukan investasi awal lebih besar (untuk software, pelatihan karyawan, dan perangkat pendukung), memberikan kontrol dan visibilitas yang jauh lebih tinggi terhadap arus barang. Kamu bisa mengetahui kapan harus restock, produk mana yang paling cepat habis, dan berapa rata-rata penjualan harian setiap produk.
Namun, sistem perpetual juga tidak bebas risiko. Jika integrasi sistem buruk atau data dimasukkan secara tidak konsisten, hasilnya bisa menyesatkan. Perlu adanya kedisiplinan dalam penggunaan, serta dukungan teknis yang memadai agar sistem ini benar-benar bekerja seperti yang diharapkan.
Dalam banyak kasus, perusahaan besar bahkan menerapkan sistem hybrid, yaitu menggunakan sistem perpetual untuk produk utama yang berputar cepat, dan periodik untuk item pelengkap yang jarang terjual. Pendekatan ini memungkinkan fleksibilitas sekaligus pengendalian biaya.
Tips Menentukan Sistem yang Cocok untuk Bisnis Kamu
Tidak Harus Mahal, Tapi Harus Tepat
Sebelum memilih antara sistem periodik dan perpetual, penting bagi pelaku usaha untuk melakukan evaluasi secara menyeluruh. Pertama, lihat jenis produk dan volume transaksi harian. Bisnis dengan ribuan SKU (stock keeping unit) jelas akan kewalahan jika hanya mengandalkan pencatatan manual. Di sisi lain, bisnis kecil dengan 20–30 item mungkin masih bisa menggunakan sistem periodik dengan cukup efektif.
Kedua, pertimbangkan sumber daya yang dimiliki. Apakah Kamu memiliki staf yang terlatih untuk menggunakan software inventarisasi? Apakah ada anggaran untuk investasi teknologi? Jika belum, maka memulai dengan sistem periodik bisa menjadi langkah awal yang masuk akal, sambil membangun kapasitas secara bertahap.
Ketiga, pikirkan jangka panjang. Jika bisnis Kamu sedang berkembang, dan targetnya adalah ekspansi, sistem perpetual bisa memberikan fondasi yang kuat sejak awal. Jangan menunggu sampai operasional terlalu kompleks untuk baru beralih. Perubahan sistem di tengah jalan kadang lebih mahal dan rumit dibanding investasi sejak awal.
Terakhir, diskusikan dengan pihak yang memahami struktur keuangan bisnis Kamu, seperti akuntan, konsultan bisnis, atau bahkan mentor. Mereka bisa memberikan masukan yang objektif, bukan hanya berdasarkan tren, tapi berdasarkan kebutuhan riil.
Menutup dengan Intisari: Memilih Sistem yang Sejalan dengan Tujuan Bisnis
Sistem periodik dan perpetual bukan hanya sekadar cara mencatat persediaan. Ia mencerminkan cara berpikir dan strategi bisnis yang Kamu jalankan. Masing-masing punya tempat dan peran, tergantung pada bagaimana bisnis Kamu dijalankan dan ke mana arahnya.
Sistem periodik lebih cocok untuk bisnis yang masih bersifat sederhana, dengan kebutuhan pencatatan yang belum menuntut presisi tinggi. Sistem perpetual, di sisi lain, ideal bagi bisnis modern yang ingin gesit, transparan, dan responsif terhadap pasar.
Tak ada jawaban yang sepenuhnya benar atau salah. Yang penting adalah kesesuaian antara sistem yang dipilih dengan kondisi dan kapasitas nyata bisnis Kamu saat ini. Keduanya adalah alat bantu—dan seperti semua alat, akan sangat bergantung pada bagaimana cara Kamu menggunakannya.
Bagaimana dengan bisnismu saat ini? Apakah pencatatan stok masih dilakukan manual? Atau sudah mulai mempertimbangkan digitalisasi penuh? Yuk, bagikan pengalamanmu di kolom komentar—siapa tahu, ceritamu bisa membantu orang lain yang sedang dalam proses memilih sistem yang tepat.
