Sistem Imprest Kas Kecil: Pengertian, Mekanisme, dan Contoh Pencatatannya

MGT Logistik – Dalam dunia bisnis dan akuntansi, pengelolaan keuangan menjadi aspek vital yang tidak bisa diabaikan. Salah satu komponen penting dalam manajemen keuangan adalah kas kecil, yaitu dana yang disediakan perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran kecil yang sifatnya mendesak dan rutin. Pengelolaan kas kecil yang baik dapat membantu kelancaran operasional perusahaan tanpa harus tergantung pada proses administratif yang panjang.

Namun, tidak jarang penggunaan kas kecil menimbulkan tantangan tersendiri, terutama dalam hal pencatatan dan pengendalian agar dana tersebut tidak disalahgunakan. Untuk itulah, sistem imprest kas kecil hadir sebagai solusi efektif. Sistem ini bukan hanya memudahkan pencatatan, tetapi juga memberikan transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan dana kas kecil.

Melalui artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengenai sistem imprest kas kecil, mulai dari pengertian, mekanisme kerja, hingga contoh pencatatannya. Dengan memahami konsep ini, diharapkan kamu dapat mengelola kas kecil dengan lebih efisien, efektif, dan tentunya aman dari risiko penyalahgunaan.

Pengertian Sistem Imprest Kas Kecil

Sistem imprest kas kecil adalah metode pengelolaan dana kas kecil dengan prinsip saldo tetap. Artinya, perusahaan menetapkan jumlah dana tertentu sebagai kas kecil, dan dana ini hanya akan diisi kembali sesuai jumlah yang telah dikeluarkan. Dengan kata lain, kas kecil tidak akan melebihi batas saldo yang sudah ditetapkan di awal.

Secara umum, sistem imprest bertujuan untuk memudahkan pengawasan atas pengeluaran kas kecil dan memperkecil kemungkinan terjadinya penyalahgunaan dana. Setiap kali terjadi pengeluaran, kasir kas kecil akan mencatatnya dan menyimpan bukti pengeluaran. Pada saat saldo kas kecil menipis, kasir akan meminta pengisian kembali sebesar jumlah yang telah dikeluarkan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran tersebut.

Dengan sistem ini, manajemen perusahaan bisa selalu mengetahui berapa jumlah pengeluaran kas kecil dan untuk keperluan apa saja dana tersebut digunakan. Transparansi dan akuntabilitas pun lebih terjaga karena semua pengeluaran harus didukung oleh bukti yang sah.

Mekanisme Sistem Imprest Kas Kecil

Oke der, saya ubah bagian jurnal menjadi HTML agar bisa langsung dipakai di WordPress, sedangkan penjelasan mekanismenya tetap dalam teks normal. Berikut contohnya:

---

Mekanisme Sistem Imprest Kas Kecil

Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membiayai pengeluaran rutin yang relatif kecil dan tidak praktis dibayar melalui cek atau transfer bank, seperti biaya transportasi, ATK, fotokopi, atau biaya pos. Sistem imprest digunakan untuk menjaga agar saldo kas kecil selalu tetap dan mudah diawasi.

1. Penetapan Dana Kas Kecil

Perusahaan menentukan jumlah dana kas kecil yang tetap, misalnya Rp 5.000.000. Dana ini disediakan melalui cek atau transfer dari bank. Jurnal akuntansi saat pembentukan dana kas kecil dapat ditampilkan sebagai berikut:

<div class="jurnal-box">
  <p>Kas Kecil (Debit) &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Rp 5.000.000</p>
  <p>Kas/Bank (Kredit) &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Rp 5.000.000</p>
</div>

<style>
.jurnal-box {
  background: #f9f9f9;
  border: 1px solid #ddd;
  border-radius: 6px;
  padding: 12px 16px;
  font-family: monospace;
  font-size: 14px;
  margin: 10px 0;
}
.jurnal-box p {
  margin: 5px 0;
}
</style>

2. Penggunaan Dana Kas Kecil

• Kas kecil dipakai untuk pengeluaran rutin.
• Setiap transaksi harus disertai bukti pengeluaran (voucher) yang mencantumkan tanggal, jumlah, tujuan, dan tanda tangan penerima.
• Pengeluaran dicatat dalam buku kas kecil, bukan langsung di buku besar.

Contoh pengeluaran:

• Biaya transportasi: Rp 1.000.000
• Biaya ATK: Rp 1.200.000
• Biaya pos: Rp 800.000

3. Pengisian Kembali Kas Kecil

• Pada akhir periode, pemegang kas kecil menyerahkan laporan pertanggungjawaban beserta bukti pengeluaran.
• Bagian akuntansi memeriksa bukti dan mengganti jumlah yang telah dipakai sehingga saldo kas kecil kembali ke nominal awal.

Contoh jurnal pengisian kembali: